Kriminalforsorgen har i egen undersøgelse stemplet den interne kommunikation som utilstrækkelig. Direktøren kalder det dybt alvorligt, og har igangsat optimeringsarbejdet.
En intern undersøgelse i Kriminalforsorgen viser, at medarbejderne generelt oplever den interne kommunikation som mangelfuld og uoverskuelig. Resultatet bekymrer direktør Ina Eliasen, som understreger, at forbedringer er nødvendige – og på vej.
”Kommunikationen er afgørende for, at organisationen hænger sammen – særligt i det vigtige arbejde, der ligger i at få strafreformen kommunikeret ud til alle kollegaer. Der er generelt svage led i kommunikationen, og det er dybt alvorligt. Vi har som ledelse ikke formået at gøre det godt nok,” lyder det fra direktøren.
Ledelsens beslutninger
Undersøgelsen har blandt andet haft til formål at få overordnet indsigt i, hvordan den interne kommunikation kommer rundt i Kriminalforsorgen.
Dele af kritikken er velkendt, såsom at intranettet ikke fungerer optimalt, og at mange oplever at drukne i irrelevante mails og nyheder. Ligeledes er der behov for, at flere kender til dialogforum – hvor direktøren virtuelt møder kollegaerne med fri mulighed for spørgsmål.
Det skiller sig dog mere ud, at der generelt er et manglende kendskab til koncernledelsens beslutninger.
For selvom 60 procent af alle respondenter mener, det er vigtigt at have kendskab til koncernledelsens beslutninger, vurderer 40 procent af det uniformerede personale, at de ingen viden har om det. Kun knap 3 procent svarer, at de altid har den viden, de har brug for.
”Det er positivt, at så mange mener, det er vigtigt, hvad vi beslutter, men vi kan jo ikke nå derhen, hvor vi skal være, hvis vi ikke får styr på den interne kommunikation. I et velfungerende system burde kommunikationen glide af sig selv, men i et så presset system som vores, har vi brug for andre ting,” siger Ina Eliasen.
Der er generelt svage led i kommunikationen, og det er dybt alvorligt. Vi har som ledelse ikke formået at gøre det godt nok.
Ina Eliasen, Direktør for Kriminalforsorgen.
Lederne er nøglen
Kriminalforsorgen er en organisation med mange institutioner og medarbejderlag, hvor geografien sommetider kan gøre arbejdet svært og afstanden til koncernledelsen stor. Direktøren ser derfor lederne spille en central rolle.
Det bakker undersøgelsen op om. Halvdelen af alle respondenter får flest informationer fra deres nærmeste leder, men der konkluderes samtidig, at chefer og ledere selv oplever at mangle viden.
”Jeg er glad for, så mange får deres viden fra deres nærmeste chef, men det er jo ikke godt, hvis lederne ikke synes, de ved nok. Jeg ved, at de er tæt på at blive revet over på midten af vagtplaner og drift, og det er vi nødt til at forholde os til – specielt med det store arbejde med strafreformen, vi står overfor. Lederne har brug for, vi hjælper dem, for det er dem, der er nøglen i kommunikationskæden,” siger direktøren.
Derfor prioriterer hun at komme rundt og tale med ledelser og forbund om indholdet af strafreformen, som lederne, med hjælp fra en udsendt kommunikationsplan, skal kommunikere videre gennem systemet.
Men der er ikke kun brug for en optimering af lederne og nye tekniske løsninger. Direktøren ser også et behov for en decideret kulturændring.
”Alle skal være bedre til at opsøge informationer – kommunikationen kan ikke stå alene. Derfor skal vi foruden at se på vores lederudviklingsforløb blandt andet trække mere på vores forebyggelses- og mæglerkorps.”
Fra analyse til handling
Undersøgelsens konklusioner har ifølge direktøren givet et vigtigt grundlag for det videre arbejde, hvor der skal arbejdes i dybden med kritikpunkterne.
”Vi har nu en grundig analyse – nu skal vi kortlægge, hvor behovet er. Det er stadig tidligt i processen, men konkret skal intranettet, ledelseskæder og viden om koncernledelsen gøres mere målrettet og forståelig. Vi skal også gøre dialogforum mere systematisk. Og så kan vi i den grad bruge undersøgelsen allerede nu i arbejdet med at formidle strafreformen,” siger Ina Eliasen.
På længere sigt er hendes mål, at alle medarbejdere har en klar forståelse af, hvorfor de skal gøre, hvad koncernledelsen beslutter.
”Meningsløshed er der ingen, der vil gå på arbejde for, men strafreformen er en kæmpeopgave, og forbedringerne i den interne kommunikation må derfor ske gradvist. Jeg ville ønske, det kunne ske i morgen, men vi må prøve os frem. Det vigtigste er, at vi løfter os – både teknisk og kulturelt.”
